Come organizzare i documenti fiscali e contabili

PREPARAZIONE E CONSEGNA DOCUMENTI AL COMMERCIALISTA

I moltissimi documenti, imposti dagli obblighi fiscali e contabili, con cui un'impresa deve fare i conti devono essere catalogati e interpretati con estrema attenzione.

Per la preparazione dei documenti consiglio, innanzitutto, di utilizzare delle cartelline con i lembi, che riportino un'etichetta chiara relativa al contenuto. Se sono presenti diverse tipologie di attività e/o più punti vendita, occorre una cartellina per ogni tipologia e/o punto vendita.

Come organizzare le fatture

Per organizzare le fatture ti consiglio di creare due cartelline dedicate per ogni anno di attività, procedendo in questo modo:

• una cartellina per le fatture ricevute, suddivise per anno di ricezione
• una cartellina per le fatture emesse (e corrispettivi), suddivise per anno di emissione
• prepara i corrispettivi
• ordina le fatture cronologicamente

Come conservare gli altri documenti contabili

In un'altra cartellina archivierai:

• documento riepilogativo con allegati i relativi costi non giustificati da fatture (acquisto biglietti del treno, bolli, scontrini per pranzi...)
• documenti bancari (solo per chi ha l'obbligo della tenuta della contabilità ordinaria, ma può essere utile anche negli altri casi)
• prima nota cassa come da modello allegato (solo per chi ha l'obbligo della tenuta della contabilità ordinaria).

Tutta questa documentazione contabile e fiscale dovrà essere consegnata allo studio mensilmente.

Documenti per la dichiarazione dei redditi

Il tuo Modello Unico (ovvero la tua dichiarazione dei redditi) non è composto solamente dalla documentazione relativa alla tua attività, ma si compone anche di tutti quei documenti riferiti alla tua situazione personale, che dovranno essere riepilogati nei vari quadri del modello dichiarativo.

Fai così:

• a inizio anno solare, crea una cartellina chiamata "Redditi Anno xxxx"
• al uo interno crea delle sottocartelle per le seguenti categorie di redditi (o spese) dove inserirai, man mano che li ricevi, i documenti relativi:
  • Situazione anagrafica (certificato di matrimonio, certificati di nascita, cambio di residenza...)
  • Immobili (contratti di acquisto, contratti di vendita, locazioni...)
  • Redditi da lavoro dipendente o altri redditi da lavoro occazionale
  • Spese mediche
  • Spese di ristrutturazione o di risparmio energetico
  • Altri oneri detraibili o deducibili (spese per l'asilo nido, contributi previdenziali versati, erogazioni liberali, spese per badanti...)

Come riconosco le fatture dagli altri documenti?

Le fatture sono documenti che, per essere valide ai fini IVA, devono contenere obbligatoriamente:

• Data di emissione e numero progressivo
• Dati identificativi dei soggetti fra cui è effettuata l'operazione
• Numero di partita IVA di chi vende o presta il servizio e dell'acquirente
• Natura, qualità, quantità dei beni e dei servizi oggetto dell'operazione
• Base imponibile
• Aliquota e ammontare dell'imposta (o estremi per l'esclusione).